新年会を開催する時期はいつまでがいい？予約や案内を送るタイミングは？

主人が、会社の新年会の幹事を任されたらしいのですが、
開催する時期や予約はどうしたら良いのか･･･
など、初めてのことなので色々悩んでいました。

私も大学生の時に
サークルのメンバーで開催した
新年会の幹事をしたことがありますが、
出欠確認やお店探しなど何かと大変でした！

新年会というとやっぱり１月中に行うのかな
というイメージですが、
具体的にはいつごろまでに開催するのが
ベストなのでしょうか？

サークルなど学生同士などでの
カジュアルな集まりなのか、
会社の上司なども参加するような
きちんとした集まりなのかによっても
開催する時期には少し違いがありそうですよね。

ということで今回は、
新年会の時期や、予約はいつまでにするべきか、
案内を送るタイミングはいつなのかなど、
新年会の幹事をする上で知っておきたいことについてまとめました！

新年会は１月中がベスト

・いつまでに開催した方が良いか

新年会は、絶対にいつまでにはするもの！
というわけではないので、
時期にきちんとした決まりはありません。

ただ、新年会はその名の通り、
新しい年を迎えて
「今年もよろしくお願いします。」
という挨拶をする場ということと、
「今年もお仕事頑張りましょう！」
という仕事始めの場という
意味合いなどがあります。

なので、開催の時期があまりに遅くなってしまうと
新年会の意味合いがなくなってしまうので、
１月中に行うのが理想で、
遅くとも２月上旬頃までには開催するのが良いです。

２月上旬というと、
具体的には旧正月までが
目安かと思います。

旧正月はその年によって日にちが違うので
注意して下さい。
ちなみに２０１９年は２月５日です。

・新年会の具体的な開催日程は？

遅くとも２月上旬頃の旧正月あたりまでには
開催した方が良いということでしたが、
では具体的な日程は
どのようにして決めたら良いのでしょうか？

会社の新年会

会社や仕事関係の新年会など
フォーマルな集まりの場合は、
三が日を過ぎた
「１月４日以降の第１週の金曜日、
またはその翌週の金曜日」
に行うのが適していると言われています。

その理由として、
お正月の三が日はご家族での予定があったり、
地元の友人同士で集まったり、
三が日はゆっくりしたい
という風に考える人も少なくないからです。

そして、１月の第２月曜日は成人の日で祝日です。
祝日ならこの日に開催もあり？
と思うかもしれませんが、
参加予定の方の中には
家族の行事と被るという方もいるかもしれないので、
成人の日も避けた方が良いです。

また、新年会というと
やはりお酒を飲むと思うので、

・仕事終わりでそのまま行ける

・次の日は休み

この２点が揃っていて
参加しやすい金曜日が
ベストということになります。

もちろん、
土日休みの仕事ではない場合は
当てはまらないので、
その場合は会社がお休みの
前日などに行うと良いですね。

社長や幹部の方など、
参加が外せないような方の都合をあらかじめ聞き、
それに合わせて日程を組むというのもおすすめします。

サークルなど仲間同士の新年会

大学のサークルなどの場合は、
１月中の金曜日または土曜日に行うのが
適していると思います。

そして、先ほどご紹介した通り
１週目の金曜などは
会社の新年会で忙しい場合があるので、
出来れば１月の２週目以降が良いです。

また、少人数など、親しい間柄の友人同士での集まりであれば、
予定が合えば三が日でも問題ないと思います。

忘新年会シーズンは混み合うので予約は早めに！

どこの会社も同じ時期に
新年会を開くことを予定していると思うので、
新年会シーズンはお店の予約を取るのも大変です。

普通の居酒屋などで行う場合であれば、
開催予定の１か月前には予約をしましょう。

４０人、５０人以上と
大人数で会場を貸切る場合だと、
更に早く２カ月前には
予約しておく必要があります。

新年会の案内を送るタイミングについて

新年会が開催されるまでの流れですが、

出欠確認→予約を取る→開催決定のお知らせ→新年会開催

という流れになると思います。

なので、
まずは参加者の出欠確認や
参加可能な日程を確認する必要があります。

予約を取るまでに
参加する人数と
開催する日程を決めておく必要があるので、
予約を取る１週間前までには
出欠確認を行いましょう。

大学生の時に
私も使っていたことがあるのですが、
飲み会などの出欠確認を出来るツールなどがあるので、
それを使用するとスマートフォンやパソコンなどで
簡単に希望の日時や参加出来る、
出来ないなどを集計することが出来ます。

最近は色々なツールがあるので
会社で使っている定番のものがあればそれでも良いですが、
この「調整さん」というツールは
私も実際使ったことがあり、
使い方も分かりやすくおすすめです！

ツールを使わないとなると、
メールでの案内になります。
また、社外の方も参加するような新年会だと、
メールではなく
文書にして送るという形になると思います。

案内メールや案内状には
しっかり回答期限を設けて、
予約したい日までに
参加人数、日程を決められるようにしましょう。

そして、無事に予約が取れて
開催日が決まれば、
日程や場所、時間、会費などを
メールや案内状でお知らせしましょう。

案内は開催が決定した時点で大丈夫ですが、
お知らせがあまりに早いと
参加者が忘れてしまったり
案内をなくしてしまうということも
あるかもしれないので、
開催の１，２週間前に
再びお知らせするというのも良いですね。

新年会開催の時期が遅れる時は必ず案内を

既にお伝えした通り、
新年会の開催時期に関しては
絶対の決まりがありませんが、
１月中に行うのが
普通だという風に考える人が多いです。

しかし、予約が取れずに
なかなかお店が決まらなかったり、
色々な理由で開催の時期が
遅れてしまうこともあるかと思います。

そのような事情が分からないと、
参加者は「いつ行われるの？」
「今年はないの？」と
そわそわしてしまいますよね。

なので、もしも開催が
１月下旬以降となってしまうと分かった時点で
「新年会の開催は１月下旬頃を予定しています。」
というように、
大体で良いので
開催時期など開催する予定だということを
知らせておきましょう。

まとめ

新年会の開催時期は、
いつまでにというのは
きちんと決められていないけれど、
１月中に開催するのが一般的で、
遅くとも２月上旬の
旧正月くらいまでにするのが
良いということでした。

開催時期が遅くなりそうなら、
きちんとお知らせする
というのも忘れないで下さい！

出欠確認や日程調整、
予約するお店を探したり・・・
年末はお仕事も忙しいですし、
幹事もするとなると本当に大変ですよね。

幹事が複数人いる場合は
きちんと分担して、
計画的に早めに動くことをおすすめします。

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